Veel MKB’ers weten dat er winst te behalen is met betere inkoop, maar missen de tijd, kennis en capaciteit. Daardoor blijft inkoop vaak een ondergeschoven kindje en gaat waardevolle marge verloren. In deze blog laten we zien waar die verborgen winst precies zit – en hoe je die concreet maakt.
1. Breng al je kosten overzichtelijk in beeld
Om te kunnen besparen, moet je weten wat je precieze kosten zijn. Dat gaat verder dan alleen de aankoopprijs. Hoeveel kost een bepaald bedrijfsonderdeel in opslag, onderhoud en wat zijn de bijkomende kosten zoals storingen, reparaties of de tijd die medewerkers kwijt zijn aan bestellen en factureren? Door een analyse te maken van de totale kosten (Total Cost of Ownership) zie je waar besparingskansen liggen. Bestaat er een stappenplan om je kosten in beeld te brengen? Jazeker, in vakjargon heet dit spendanalyse (uitgavenanalyse) en behelsd het verwerken van de totale inkoopspend van een organisatie en deze vervolgens indelen naar interne afnemers, inkooppakketten en leveranciers.
Vervolgens kan je aan de slag met analyseren en indelen van leveranciers in categorieën om zo je leveranciersstrategie per categorie te bepalen. Deze exercitie heet een ABC-analyse en de categorieën zijn als volgt:
- Categorie A: 20% van de leveranciers/artikelen vormt ca. 80% van de inkoopomzet
- Categorie B: 30% van de leveranciers/artikelen vormt ca. 15% van de inkoopomzet
- Categorie C: 50% van de leveranciers/artikelen vormt ca. 5% van de inkoopomzet
De ABC-analyse gelukt? Bepaal dan vervolgens de juiste inkoopstrategie per product (of dienst) met behulp van de Kraljic matrix. Hierover meer in Blogpost #4 van deze serie (Verborgen winst in het MKB).
2. Borg je inkoopfunctie en zorg voor draagvlak
Wanneer je als MKB ondernemer start met het professionaliseren van je inkoopfunctie stuit je op interne- en externe weerstand. Om ervoor te zorgen dat je inkoopfunctie en je collega(s) die het uitvoert succesvol te laten zijn, is het belangrijk om te zorgen voor een stevig mandaat en fundament in je organisatie. Er zijn een aantal manieren om hiervoor te zorgen:
- Inkoopbeleid: Een helder inkoopbeleid met duidelijke rollen en mandaten is cruciaal. Het voorkomt ongecontroleerde uitgaven, versnelt beslissingen en geeft duidelijke spelregels voor iedereen in de organisatie. Wie mag er onderhandelen namens de organisatie, wie mag welke bestellingen doen en hoe ziet het escalatie pad eruit?
- Tenderboard: Overweeg het inrichten van een Tenderboard. De Tenderboard is een commissie bestaande uit belanghebbenden van je onderneming. Het bespreken van inkoopvraagstukken via een Tenderboard tot een beter resultaat organisatie breed, maar ook tot meer draagvlak bij alle betrokken partijen.
3. Slimmer onderhandelen, kritisch inkopen, volumes bundelen en standaardiseren
Misschien een open deur, maar door te onderhandelen zijn vaak betere prijzen, kortere looptijden of flexibeler voorwaarden te behalen. Daarnaast is bij organisaties met een laag inkoopvolwassenheidsniveau inkoop vaak versnipperd en gaan schaalvoordelen verloren. Door kritisch je inkoop onder de loep te nemen, volumes te bundelen en inkoop te centraliseren, vergroot je je onderhandelingskracht en zijn leveranciers eerder bereid korting te geven. Vergeet ten laatste niet te standaardiseren: minder variatie in producten en minder leveranciers betekent tijdwinst en lagere kosten. Let wel op dat je niet te afhankelijk wordt van één partij.
4. Grip op bestellingen en processen start bij contractbeheer en contractmanagement
Automatische verlengingen of contracten die in een la verdwijnen kosten geld. Door contractbeheer en contractmanagement in te richten, voorkom je verrassingen en houd je de regie. Je weet welke contracten er lopen, wanneer ze aflopen en of afspraken worden nageleefd. Zo vergroot je voorspelbaarheid en verklein je risico’s.
Door verder nog je processen en systemen in te richten krijg je grip: je weet waar, hoeveel en tegen welke prijs er besteld wordt. Ook voorkom je onnodige spoedbestellingen, die vaak duurder zijn.
5. Leveranciersselectie en concurrentiestelling
Veel bedrijven werken jarenlang met dezelfde leveranciers, zonder heroriëntatie. Door periodiek de markt te verkennen, kun je nieuwe partijen vinden die betere kwaliteit, voorwaarden of prijzen bieden. Ook de samenwerking met bestaande leveranciers kan hierdoor beter worden. Door concurrentiestelling daag je hen uit tot innovatie en verbetering. Af en toe zul je zelfs respons ontvangen zoals:
“Ik vond het spannend dat jullie de markt op gingen, maar uiteindelijk heeft het mijn bedrijf en product beter gemaakt.”
6. Voorraadbeheer en slim inkopen
Een aspect dat vaak vergeten wordt, is voorraadbeheer. Te veel voorraad kost opslagruimte en werkkapitaal, terwijl te weinig voorraad kan leiden tot productiestilstand of omzetverlies. Door slimmer voorraadniveaus te beheren en afspraken met leveranciers te maken over levertijden en leveringszekerheid kan veel kapitaal vrijkomen.
Hoe InkoopGrip hierbij helpt
Ontdekken van verborgen winst is één ding, het realiseren is een tweede. InkoopGrip helpt ondernemers inkoop te veranderen van bijzaak naar concurrentievoordeel en de kansen die het verbeteren van je inkoopfunctie biedt om te zetten in tastbare resultaten. Met een praktische aanpak zorgen we voor overzicht, betere contracten en lagere kosten — zonder de lasten van een fulltime inkoper. Flexibel inzetbaar en afgestemd op de behoefte van jouw bedrijf. Zo verandert verborgen winst in tastbare margeverbetering.
👉 Wil je weten waar jouw verborgen winst zit en deze omzetten in tastbare resultaten? Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek met InkoopGrip.
✨ In de volgende blogpost laten we zien hoe groot de ROI van professionele inkoop daadwerkelijk kan zijn, inclusief een concreet rekenvoorbeeld.
